Perjanjian Layanan Headhunting ini (“Perjanjian”) mengatur penggunaan dan pembelian layanan pencarian, pendekatan, penyaringan, penyajian, dan/atau penempatan kandidat oleh PT Kita Lulus Internasional (“KitaLulus”) kepada klien sebagaimana tercantum dalam Form Pemesanan (“Klien”).
Perjanjian ini mengikat sejak Form Pemesanan ditandatangani atau sejak Klien menggunakan Layanan Headhunting, mana yang terjadi lebih dahulu. Perjanjian ini berlaku untuk setiap permintaan, mandat, atau penugasan Headhunting yang diberikan Klien kepada KitaLulus berdasarkan Form Pemesanan yang berlaku.
Jika terdapat pertentangan antara Perjanjian ini dan Form Pemesanan, maka ketentuan dalam Form Pemesanan yang berlaku sepanjang secara tegas mengatur hal yang berbeda.
“Layanan Headhunting” berarti layanan pencarian dan/atau perekrutan kandidat yang dilakukan oleh KitaLulus, termasuk namun tidak terbatas pada sourcing, screening awal, penyampaian profil kandidat, pengaturan wawancara, koordinasi proses rekrutmen, dan aktivitas terkait lainnya, baik dengan bantuan tenaga manusia maupun teknologi, termasuk teknologi berbasis AI.
“Kandidat” berarti individu yang diperkenalkan, direferensikan, disajikan, atau dihubungkan oleh KitaLulus kepada Klien untuk suatu peluang kerja atau bentuk keterikatan kerja lainnya.
“Perkenalan Kandidat” terjadi apabila KitaLulus memberikan kepada Klien salah satu atau lebih dari hal berikut: (i) curriculum vitae, resume, profil, portofolio, hasil screening, ringkasan kandidat, atau informasi identitas Kandidat; (ii) pengaturan wawancara atau komunikasi antara Klien dan Kandidat; atau (iii) informasi yang secara wajar memungkinkan Klien mengidentifikasi atau menghubungi Kandidat tersebut.
“Gaji Gross Tahunan Kandidat” berarti total kompensasi tahun pertama yang tercantum dalam penawaran kerja, perjanjian kerja, atau dokumen komersial lain antara Klien dan Kandidat, termasuk gaji pokok bulanan x 12, THR, tunjangan tetap, serta bonus, insentif, sign-on payment, atau komponen lain yang sifatnya tetap atau dijamin. Untuk penempatan kontrak, proyek, paruh waktu, freelance, atau bentuk keterikatan non-karyawan lainnya, istilah ini berarti total imbalan yang dijamin untuk 12 (dua belas) bulan pertama atau nilai kontrak yang disetahunkan secara wajar oleh KitaLulus.
“Afiliasi” berarti setiap entitas yang secara langsung atau tidak langsung mengendalikan, dikendalikan oleh, atau berada di bawah pengendalian bersama dengan suatu pihak.
“Tanggal Efektif” berarti tanggal Form Pemesanan yang relevan terakhir kali ditandatangani oleh Para Pihak, atau tanggal Klien pertama kali menggunakan Layanan Headhunting berdasarkan Form Pemesanan tersebut, mana yang lebih dahulu.
KitaLulus akan menggunakan upaya yang wajar secara komersial untuk mencari dan memperkenalkan Kandidat yang menurut penilaian KitaLulus sesuai dengan kebutuhan Klien berdasarkan informasi, kriteria, dan instruksi yang diberikan oleh Klien.
KitaLulus tidak menjamin bahwa suatu posisi akan terisi, bahwa jumlah Kandidat tertentu akan tersedia, atau bahwa Kandidat yang diperkenalkan akan diterima atau tetap bekerja untuk jangka waktu tertentu, kecuali secara tegas diatur dalam klausul garansi pada Perjanjian ini.
Klien memahami dan menyetujui bahwa KitaLulus dapat menggunakan basis data internal, jaringan mitra, referensi, perangkat lunak, otomasi, dan/atau teknologi berbasis AI untuk membantu sourcing, pencocokan, penyaringan awal, penjadwalan, dan peringkasan kandidat.
Biaya Jasa menjadi berlaku apabila Kandidat yang telah diperkenalkan oleh KitaLulus kemudian dipekerjakan atau diikat oleh Klien atau Afiliasinya, baik secara langsung maupun tidak langsung, untuk posisi tetap, kontrak, proyek, freelance, outsourcing, consulting, advisory, board, atau bentuk keterikatan lainnya, dalam waktu 12 (dua belas) bulan sejak tanggal Perkenalan Kandidat pertama kali.
Dalam hal Klien mengklaim bahwa Kandidat sudah berada dalam database internal Klien atau sudah pernah dihubungi sebelumnya, klaim tersebut hanya berlaku apabila Klien dapat menunjukkan bukti tertulis bahwa dalam 6 (enam) bulan sebelum Perkenalan Kandidat oleh KitaLulus, Klien telah memiliki hubungan rekrutmen aktif dengan Kandidat dimaksud. Bukti dan pemberitahuan tertulis tersebut wajib disampaikan kepada KitaLulus paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal Perkenalan Kandidat.
Apabila Klien tidak menyampaikan pemberitahuan dan bukti tertulis dalam jangka waktu tersebut, Kandidat akan dianggap sebagai Kandidat yang diperkenalkan oleh KitaLulus, dan seluruh Biaya Jasa tetap terutang apabila Kandidat tersebut kemudian dipekerjakan atau diikat oleh Klien atau Afiliasinya dalam periode 12 (dua belas) bulan sebagaimana dimaksud di atas.
Besaran Biaya Jasa, formula perhitungan, Biaya Jasa Minimum, dan ketentuan komersial lain ditetapkan dalam Form Pemesanan. Kecuali ditentukan lain dalam Form Pemesanan, Biaya Jasa menjadi terutang pada tanggal Kandidat menerima penawaran kerja tertulis dari Klien, termasuk melalui tanda tangan, email, pesan elektronik, atau bentuk konfirmasi tertulis lainnya.
Faktur dapat diterbitkan pada tanggal terutangnya Biaya Jasa tersebut dan wajib dibayar penuh paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak tanggal faktur, kecuali Form Pemesanan menentukan jangka waktu yang berbeda.
Apabila setelah Kandidat menerima penawaran kerja tertulis, Klien membatalkan, menunda secara material, gagal memproses onboarding, atau mengubah secara sepihak ketentuan penempatan bukan karena kesalahan KitaLulus, maka Biaya Jasa tetap terutang penuh.
Biaya Jasa tidak termasuk PPN atau pajak tidak langsung lainnya yang berlaku. Jika berdasarkan hukum Klien diwajibkan melakukan pemotongan pajak, Klien wajib menyerahkan bukti potong yang sah kepada KitaLulus paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pemotongan.
Dalam hal pembayaran terlambat, KitaLulus berhak mengenakan denda keterlambatan sebesar 2% (dua persen) per bulan atas jumlah yang jatuh tempo dan belum dibayar, dihitung secara prorata, tanpa mengurangi hak KitaLulus untuk menagih jumlah pokok dan upaya hukum lainnya.
Jika hubungan kerja atau keterikatan antara Kandidat dan Klien berakhir dalam waktu 60 (enam puluh) hari kalender sejak tanggal mulai bekerja Kandidat, KitaLulus akan memberikan 1 (satu) kali upaya pencarian Kandidat pengganti untuk posisi yang sama atau secara material setara, dengan syarat: (i) Klien memberitahukan pengakhiran tersebut secara tertulis paling lambat 7 (tujuh) hari kalendar sejak tanggal berakhirnya hubungan kerja atau keterikatan; (ii) seluruh faktur KitaLulus terkait placement tersebut telah dibayar penuh tepat waktu; dan (iii) tidak terdapat perubahan material atas jabatan, ruang lingkup kerja, lokasi kerja, struktur pelaporan, tingkat senioritas, model kerja, atau paket kompensasi dibandingkan mandat awal.
Garansi ini tidak berlaku apabila berakhirnya hubungan kerja atau keterikatan terjadi karena: restrukturisasi, pengurangan karyawan, penutupan usaha, perubahan organisasi, perubahan jabatan atau kompensasi oleh Klien, pelanggaran Klien terhadap hukum atau kewajiban ketenagakerjaan, lingkungan kerja yang tidak wajar, force majeure pada sisi Klien, atau alasan lain yang tidak berkaitan dengan kecocokan awal Kandidat.
Yang dimaksud dengan “klaim garansi yang lengkap” adalah pemberitahuan tertulis dari Klien yang sekurang-kurangnya memuat nama Kandidat, posisi, tanggal mulai kerja, tanggal berakhirnya hubungan kerja atau keterikatan, alasan pengakhiran, serta dokumen pendukung yang secara wajar diminta oleh KitaLulus.
Apabila KitaLulus telah melakukan upaya pencarian pengganti secara wajar namun tidak ada Kandidat pengganti yang diterima dan dipekerjakan dalam waktu 60 (enam puluh) hari sejak diterimanya pemberitahuan klaim garansi yang lengkap, atau apabila Kandidat pengganti yang berhasil ditempatkan kemudian juga berakhir dalam waktu 60 (enam puluh) hari pertama untuk alasan yang termasuk dalam garansi ini, maka KitaLulus akan memberikan kredit layanan non-tunai sebesar 50% (lima puluh persen) dari Biaya Jasa awal atas placement tersebut. Kredit layanan tersebut bersifat non-tunai, tidak dapat diuangkan, tidak dapat dikembalikan, tidak dapat dialihkan kepada pihak lain, dan hanya dapat digunakan oleh Klien yang sama untuk mengurangi Biaya Jasa atas layanan headhunting berikutnya berdasarkan Form Pemesanan yang sah dalam waktu 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan.
Garansi dalam Pasal ini merupakan upaya pemulihan tunggal dan eksklusif Klien sehubungan dengan berakhirnya hubungan kerja atau keterikatan Kandidat dalam 60 (enampuluh) hari pertama. Kecuali disepakati lain secara tertulis, tidak ada pengembalian dana tunai.
Klien wajib memberikan deskripsi posisi, kualifikasi, kisaran kompensasi, struktur pelaporan, lokasi kerja, jadwal proses, dan informasi lain yang akurat serta diperlukan agar KitaLulus dapat menjalankan Layanan Headhunting.
Klien wajib memberikan umpan balik yang wajar dan tepat waktu atas Kandidat yang diperkenalkan, serta segera memberitahukan kepada KitaLulus apabila Kandidat menerima penawaran kerja, memulai pekerjaan, menolak penawaran, atau dipekerjakan atau diikat dalam bentuk apa pun oleh Klien atau Afiliasinya.
Klien bertanggung jawab penuh atas seluruh keputusan rekrutmen, verifikasi latar belakang, penilaian kompetensi, referensi, negosiasi penawaran, kepatuhan ketenagakerjaan, dan seluruh hubungan kerja atau hubungan komersial dengan Kandidat setelah penempatan.
Klien wajib menggunakan data dan informasi Kandidat hanya untuk tujuan evaluasi dan perekrutan internal sehubungan dengan peluang kerja yang sah, dan tidak boleh mengungkapkan data tersebut kepada pihak ketiga kecuali kepada pihak internal atau penasihat yang memang perlu mengetahui untuk tujuan tersebut dan terikat kewajiban kerahasiaan yang setara.
KitaLulus akan bertindak dengan itikad baik dan upaya yang wajar secara komersial dalam melakukan pencarian, screening awal, dan penyajian Kandidat.
KitaLulus akan menjaga nama baik Klien dan menggunakan informasi lowongan dan informasi bisnis Klien hanya sejauh diperlukan untuk melaksanakan Layanan Headhunting.
KitaLulus tidak berkewajiban melakukan pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan pidana, pemeriksaan kesehatan, verifikasi ijazah, atau verifikasi referensi, kecuali secara tegas disepakati secara tertulis sebagai layanan tambahan. Setiap informasi mengenai Kandidat yang diterima KitaLulus pada umumnya berasal dari Kandidat, pihak referensi, sumber publik, atau pihak ketiga lainnya, sehingga KitaLulus tidak memberikan jaminan mutlak atas keakuratan atau kelengkapannya.
Masing-masing Pihak wajib mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait pelindungan data pribadi, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi beserta peraturan pelaksananya.
Sepanjang berkaitan dengan data Kandidat yang diterima oleh Klien dari KitaLulus, Klien bertindak sebagai pengendali data yang berdiri sendiri atas pemrosesan yang dilakukan Klien, dan wajib menjaga keamanan, kerahasiaan, pembatasan akses, retensi, penghapusan, dan penggunaan data tersebut sesuai hukum yang berlaku.
Masing-masing Pihak bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pihaknya memiliki dasar pemrosesan yang sah serta telah memberikan pemberitahuan dan/atau memperoleh persetujuan yang diwajibkan oleh hukum sehubungan dengan data pribadi yang diberikan, diungkapkan, atau diprosesnya dalam rangka Perjanjian ini.
KitaLulus dapat menggunakan teknologi, termasuk AI, untuk membantu kegiatan pencarian, pencocokan, penyaringan awal, penjadwalan, pencatatan, transkripsi, peringkasan, dan/atau rekomendasi kandidat. Setiap output yang dihasilkan teknologi tersebut bersifat bantu dan informatif, dapat mengandung ketidakakuratan, dan tidak menggantikan penilaian independen Klien. Keputusan untuk mewawancarai, menawarkan pekerjaan, atau mempekerjakan Kandidat sepenuhnya merupakan tanggung jawab Klien.
Setiap informasi non-publik yang diungkapkan salah satu Pihak kepada Pihak lainnya sehubungan dengan Perjanjian ini wajib dijaga kerahasiaannya dan tidak boleh digunakan untuk tujuan selain pelaksanaan Perjanjian, kecuali jika informasi tersebut: (i) telah tersedia untuk umum tanpa pelanggaran; (ii) telah dimiliki secara sah sebelumnya; (iii) diperoleh secara sah dari pihak ketiga; atau (iv) wajib diungkapkan berdasarkan hukum, putusan pengadilan, atau perintah otoritasyang berwenang.
KitaLulus tidak bertanggung jawab atas keputusan rekrutmen, keputusan kompensasi, hubungan kerja, tindakan atau kelalaian Klien, ataupun hasil kinerja Kandidat setelah penempatan, kecuali sepanjang secara tegas disebabkan oleh pelanggaran material Perjanjian ini oleh KitaLulus.
Sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, tanggung jawab agregat KitaLulus yang timbul dari atau sehubungan dengan Perjanjian ini dibatasi maksimum sebesar total Biaya Jasa yang telah dibayarkan oleh Klien kepada KitaLulus berdasarkan Form Pemesanan yang relevan dalam 12 (dua belas) bulan sebelum timbulnya klaim.
Dalam keadaan apa pun KitaLulus tidak bertanggung jawab atas kerugian tidak langsung, insidental, khusus, punitif, kehilangan keuntungan, kehilangan peluang usaha, kehilangan data, atau kerugian konsekuensial lainnya. Batasan ini tidak berlaku terhadap kewajiban pembayaran Biaya Jasa oleh Klien, pelanggaran kerahasiaan oleh salah satu Pihak, pelanggaran hak kekayaan intelektual, fraud, atau kesengajaan melakukan pelanggaran.
Perjanjian ini berlaku selama jangka waktu yang ditentukan dalam Form Pemesanan, atau apabila tidak dicantumkan, berlaku sejak Tanggal Efektif sampai diakhiri oleh salah satu Pihak dengan pemberitahuan tertulis paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelumnya.
Pengakhiran Perjanjian tidak mempengaruhi: (i) kewajiban pembayaran yang telah timbul; (ii) hak KitaLulus atas Biaya Jasa untuk Kandidat yang telah diperkenalkan sebelum tanggal efektif pengakhiran; (iii) kewajiban kerahasiaan, data pribadi, penyelesaian sengketa, dan klausul lain yang menurut sifatnya tetap berlaku setelah pengakhiran.
Para Pihak sepakat mengesampingkan penerapan Pasal 1266 dan 1267 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata sejauh diperlukan agar pengakhiran berdasarkan Perjanjian ini dapat dilakukan tanpa putusan pengadilan.
Keadaan Kahar berarti peristiwa di luar kendali wajar suatu Pihak yang secara material menghambat pelaksanaan kewajibannya, termasuk bencana alam, kebakaran besar, perang, kerusuhan, tindakan terorisme, wabah, gangguan sistem berskala besar, atau kebijakan pemerintah yang secara langsung mempengaruhi pelaksanaan Perjanjian.
Pihak yang terkena Keadaan Kahar wajib memberitahukan secara tertulis kepada Pihak lainnya tanpa penundaan yang tidak wajar. Kewajiban yang terdampak akan ditangguhkan selama periode Keadaan Kahar berlangsung, sepanjang Pihak yang terdampak tetap melakukan upaya yang wajar untuk memitigasi dampaknya.
Masing-masing Pihak wajib mematuhi hukum yang berlaku, termasuk peraturan anti-suap, anti-korupsi, ketenagakerjaan, dan pelindungan data pribadi yang relevan dengan pelaksanaan Perjanjian ini.
Masing-masing Pihak tetap memiliki seluruh hak, kepemilikan, dan kepentingan atas hak kekayaan intelektual miliknya masing-masing. Tidak ada ketentuan dalam Perjanjian ini yang mengalihkan hak kekayaan intelektual suatu Pihak kepada Pihak lainnya.
Klien tidak boleh mengalihkan Perjanjian ini tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari KitaLulus. KitaLulus dapat mengalihkan Perjanjian ini kepada Afiliasinya atau dalam rangka merger, restrukturisasi, atau pengalihan seluruh atau sebagian besar bisnisnya, dengan pemberitahuan tertulis kepada Klien.
Perjanjian ini beserta Form Pemesanan merupakan keseluruhan kesepakatan Para Pihak sehubungan dengan Layanan Headhunting dan menggantikan seluruh komunikasi atau kesepahaman sebelumnya mengenai pokok yang sama.
Perjanjian ini bersifat non-eksklusif. Dengan tetap tunduk pada kewajiban kerahasiaan dalam Perjanjian ini, masing-masing Pihak dapat menawarkan, menerima, atau menjalankan layanan, kerja sama, atau hubungan usaha sejenis dengan pihak lain, termasuk pihak yang bergerak di bidang usaha yang sama atau serupa.
Pengabaian atas suatu hak tidak dianggap sebagai pengabaian atas hak lainnya atau pengabaian berkelanjutan. Jika ada ketentuan dalam Perjanjian ini yang dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, ketentuan lainnya tetap berlaku penuh.
KitaLulus dapat memperbarui Perjanjian ini dari waktu ke waktu untuk berlaku prospektif terhadap Form Pemesanan baru. Untuk Form Pemesanan yang sudah efektif, versi Perjanjian yang berlaku adalah versi yang dirujuk pada Tanggal Efektif Form Pemesanan tersebut, kecuali disepakati lain secara tertulis oleh Para Pihak.
Perjanjian ini dapat ditandatangani secara elektronik, dalam counterpart, dan dipertukarkan melalui PDF, email, atau sarana elektronik lain yang sah. Dalam hal terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia yang berlaku.
Perjanjian ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.
Setiap sengketa yang timbul dari atau sehubungan dengan Perjanjian ini terlebih dahulu akan diselesaikan secara musyawarah dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak salah satu Pihak menyampaikan pemberitahuan sengketa secara tertulis. Apabila tidak tercapai penyelesaian, sengketa akan diselesaikan secara eksklusif melalui Pengadilan Negeri Jakarta Pusat.
This Headhunting Services Agreement (“Agreement”) governs the use and purchase of candidate search, outreach, screening, presentation, and/or placement services provided by PT Kita Lulus Internasional (“KitaLulus”) to the client stated in the applicable Order Form (“Client”).
This Agreement becomes binding when the Order Form is signed or when the Client uses the Headhunting Services, whichever occurs first. It applies to each headhunting request, mandate, or assignment submitted by the Client under the relevant Order Form.
If there is any conflict between this Agreement and an Order Form, the Order Form will prevail to the extent it expressly regulates the relevant matter differently.
“Headhunting Services” means the search and/or recruitment services performed by KitaLulus, including candidate sourcing, preliminary screening, candidate profile submission, interview coordination, recruitment process coordination, and other related activities, whether performed by people, software, automation, or AI-assisted tools.
“Candidate” means any individual introduced, referred, presented, or connected by KitaLulus to the Client in relation to an employment opportunity or any other form of engagement.
“Candidate Introduction” occurs if KitaLulus provides the Client with one or more of the following: (i) a curriculum vitae, resume, profile, portfolio, screening result, candidate summary, or identifying information; (ii) interview scheduling or communication between the Client and the Candidate; or (iii) information that would reasonably enable the Client to identify or contact the Candidate.
“Candidate’s Annual Gross Salary” means the total first-year compensation stated in the employment offer, employment agreement, or other commercial document between the Client and the Candidate, including monthly base salary multiplied by 12, THR, fixed allowances, and any bonus, incentive, sign-on payment, or other component that is fixed or guaranteed. For contract, project, part-time, freelance, or other non-employee engagements, this term means the guaranteed compensation for the first 12 months or the annualised contract value reasonably determined by KitaLulus.
“Affiliate” means any entity that directly or indirectly controls, is controlled by, or is under common control with a party.
“Effective Date” means the date on which the relevant Order Form is last signed by the Parties, or the date on which the Client first uses the Headhunting Services under that Order Form, whichever occurs earlier.
KitaLulus will use commercially reasonable efforts to search for and introduce Candidates that, in KitaLulus’ judgment, fit the Client’s stated requirements based on the information, criteria, and instructions supplied by the Client.
KitaLulus does not guarantee that a role will be filled, that any minimum number of Candidates will be available, or that any introduced Candidate will be hired or remain employed for any particular period, except as expressly stated in the guarantee clause of this Agreement.
The Client acknowledges and agrees that KitaLulus may use internal databases, partner networks, referrals, software, automation, and/or AI-assisted technologies to support sourcing, matching, preliminary screening, scheduling, and candidate summarisation.
A Service Fee becomes payable if a Candidate introduced by KitaLulus is subsequently hired or engaged by the Client or its Affiliates, directly or indirectly, for a permanent, contract, project-based, freelance, outsourcing, consulting, advisory, board, or any other form of engagement, within 12 months from the date of the first Candidate Introduction.
If the Client claims that the Candidate was already in its internal database or had already been contacted before the Candidate Introduction by KitaLulus, that claim will only be recognised if the Client can provide written evidence showing that, during the 6 months prior to the Candidate Introduction by KitaLulus, the Client had an active recruitment relationship with that Candidate. Such written notice and evidence must be delivered to KitaLulus within 3 business days from the date of the Candidate Introduction.
If the Client fails to provide such written notice and evidence within that period, the Candidate will be deemed to have been introduced by KitaLulus and the full Service Fee will remain payable if the Candidate is subsequently hired or engaged by the Client or its Affiliates within the above 12-month period.
The amount of the Service Fee, the calculation formula, the Minimum Service Fee, and other commercial terms are set out in the applicable Order Form. Unless otherwise stated in the Order Form, the Service Fee becomes due on the date the Candidate accepts the Client’s written job offer, including by signature, email, electronic message, or other written confirmation.
An invoice may be issued on that date and must be paid in full no later than 14 calendar days from the invoice date, unless a different payment period is stated in the Order Form.
If, after the Candidate has accepted the written job offer, the Client cancels, materially delays, fails to onboard, or unilaterally changes the placement for reasons not attributable to KitaLulus, the full Service Fee remains payable.
The Service Fee is exclusive of VAT and any other applicable indirect taxes. If the Client is legally required to withhold tax, the Client must provide valid withholding evidence to KitaLulus no later than 7 business days after the withholding date.
If payment is late, KitaLulus may charge late payment interest of 2% per month on the overdue amount, calculated on a pro rata basis, without prejudice to KitaLulus’ right to recover the principal amount and pursue other remedies.
If the employment or engagement between the Candidate and the Client ends within 60 calendar days from the Candidate’s start date, KitaLulus will provide one replacement search for the same or a materially equivalent role, provided that: (i) the Client gives written notice of the termination no later than 7 calendar days after the end of the employment or engagement; (ii) all related KitaLulus invoices for that placement have been fully paid on time; and (iii) there has been no material change to the title, scope, work location, reporting line, seniority, work arrangement, or compensation package compared with the original mandate.
This guarantee does not apply if the termination results from restructuring, redundancy, business closure, organisational change, a role or compensation change by the Client, the Client’s breach of law or employment obligations, an unreasonable work environment, force majeure on the Client’s side, or any other reason not related to the Candidate’s initial fit for the role.
A “complete guarantee claim” means the Client’s written notice containing at least the Candidate’s name, role, start date, employment or engagement end date, reason for termination, and any supporting documents reasonably requested by KitaLulus.
If KitaLulus has made commercially reasonable efforts to provide a replacement but no replacement Candidate is accepted and hired within 60 days after receipt of a complete guarantee claim, or if a replacement Candidate who is successfully placed also leaves within the first 60 days for a reason covered by this guarantee, KitaLulus will issue a non-cash service credit equal to 50% of the original Service Fee for that placement. The service credit is non-cash, non-refundable, non-transferable, may not be exchanged for money, and may only be used by the same Client to offset Service Fees for future headhunting services under a valid Order Form within 6 months from the date of issuance.
This clause provides the Client’s sole and exclusive remedy in respect of a Candidate leaving during the first 60 days. Unless otherwise expressly agreed in writing, no cash refund is available.
The Client must provide accurate position descriptions, qualifications, compensation range, reporting structure, work location, process timeline, and other information reasonably required for KitaLulus to perform the Headhunting Services.
The Client must provide reasonable and timely feedback on introduced Candidates and promptly notify KitaLulus if a Candidate accepts an offer, starts work, rejects an offer, or is hired or engaged in any form by the Client or its Affiliates.
The Client is solely responsible for all hiring decisions, background checks, competency assessments, references, offer negotiations, employment-law compliance, and the entire employment or commercial relationship with the Candidate after placement.
The Client may use Candidate data and information only for internal evaluation and recruitment purposes in connection with a legitimate hiring opportunity, and may not disclose that data to third parties other than internal stakeholders or advisers who need to know it for that purpose and are subject to equivalent confidentiality obligations.
KitaLulus will act in good faith and with commercially reasonable efforts in searching for, preliminarily screening, and presenting Candidates.
KitaLulus will protect the Client’s reputation and will use the Client’s vacancy and business information only to the extent necessary to perform the Headhunting Services.
KitaLulus is not required to conduct background screening, criminal checks, medical checks, degree verification, or reference verification unless expressly agreed in writing as an additional service. Information relating to Candidates generally comes from Candidates, referees, public sources, or other third parties, and KitaLulus therefore does not provide an absolute warranty as to its accuracy or completeness.
Each party must comply with applicable personal data protection laws, including Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection and its implementing regulations.
With respect to Candidate data received by the Client from KitaLulus, the Client acts as an independent controller of the processing it carries out and must maintain appropriate security, confidentiality, access restriction, retention, deletion, and lawful use of that data.
Each Party is responsible for ensuring that it has a valid legal basis for processing, and has provided any notices and/or obtained any consents required by law, in relation to the personal data it provides, discloses, or processes in connection with this Agreement.
KitaLulus may use technology, including AI, to support sourcing, matching, preliminary screening, scheduling, recording, transcription, summarisation, and/or candidate recommendations. Any output generated by such technology is assistive and informational only, may contain inaccuracies, and does not replace the Client’s independent judgment. The decision to interview, make an offer to, or hire any Candidate remains solely the Client’s responsibility.
Any non-public information disclosed by one party to the other in connection with this Agreement must be kept confidential and must not be used for any purpose other than performing this Agreement, except where the information: (i) is public without breach; (ii) was already lawfully known; (iii) is lawfully obtained from a third party; or (iv) must be disclosed by law, court order, or competent authority.
KitaLulus is not responsible for hiring decisions, compensation decisions, the employment relationship, the Client’s acts or omissions, or the Candidate’s performance after placement, except to the extent directly caused by KitaLulus’ material breach of this Agreement.
To the fullest extent permitted by law, KitaLulus’ aggregate liability arising out of or in connection with this Agreement is capped at the total Service Fees actually paid by the Client to KitaLulus under the relevant Order Form during the 12 months preceding the claim.
In no event will KitaLulus be liable for indirect, incidental, special, punitive, loss of profit, loss of business opportunity, loss of data, or consequential damages. This limitation does not apply to the Client’s payment obligations, either party’s confidentiality breach, intellectual property infringement, fraud, or wilful misconduct.
This Agreement remains in effect for the term stated in the applicable Order Form, or if no term is stated, from the Effective Date until terminated by either party upon 30 calendar days’ prior written notice.
Termination does not affect: (i) accrued payment obligations; (ii) KitaLulus’ right to Service Fees for Candidates introduced before the effective termination date; or (iii) confidentiality, personal data, dispute resolution, and other provisions that by their nature survive termination.
The parties agree, to the extent necessary, to waive the application of Articles 1266 and 1267 of the Indonesian Civil Code so that termination under this Agreement may be effected without a court order.
Force Majeure means an event beyond a party’s reasonable control that materially prevents performance of its obligations, including natural disasters, major fire, war, riots, terrorism, epidemic, large-scale system disruption, or a government policy that directly affects performance of this Agreement.
The affected party must notify the other party in writing without unreasonable delay. The affected obligations will be suspended for the duration of the Force Majeure event, provided that the affected party continues to use reasonable efforts to mitigate the impact.
Each party must comply with applicable laws, including relevant anti-bribery, anti-corruption, employment, and personal data protection laws in connection with this Agreement.
Each party retains all right, title, and interest in and to its own intellectual property. Nothing in this Agreement transfers one party’s intellectual property rights to the other party.
The Client may not assign this Agreement without KitaLulus’ prior written consent. KitaLulus may assign this Agreement to an Affiliate or in connection with a merger, restructuring, or transfer of all or a substantial part of its business, upon written notice to the Client.
This Agreement together with the applicable Order Form constitutes the entire agreement between the parties regarding the Headhunting Services and supersedes all prior communications or understandings on the same subject matter.
This Agreement is non-exclusive. Subject to the confidentiality obligations in this Agreement, each Party may offer, receive, or perform similar services, arrangements, or business relationships with other parties, including parties operating in the same or similar industry.
A waiver of any right is not a waiver of any other right or any continuing waiver. If any provision of this Agreement is held invalid or unenforceable, the remaining provisions will remain in full force and effect.
KitaLulus may update this Agreement from time to time for prospective application to new Order Forms. For Order Forms that are already effective, the applicable version of the Agreement is the version referenced on the Effective Date of that Order Form, unless otherwise agreed in writing by the parties.
This Agreement may be executed electronically, in counterparts, and exchanged by PDF, email, or other lawful electronic means. In the event of any inconsistency or difference of interpretation, the Indonesian language version prevails.
This Agreement is governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia.
Any dispute arising out of or in connection with this Agreement must first be resolved through good-faith consultation within 30 calendar days after one party gives written notice of the dispute. If no resolution is reached, the dispute will be submitted exclusively to the Central Jakarta District Court.
